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Strumenti trasversali

Prima di attivare i singoli tool consigliamo di valutare, per facilitare l’utilizzo degli stessi, anche le soluzioni che comprendono al loro interno più software utili al team.

Alcuni esempi:

  • Google offre, con un solo account, molteplici applicazioni gratuite come Drive, Calendar, Docs. Offre inoltre la possibilità a pagamento di attivare G Suite con una serie di servizi aggiuntivi. Da valutare inoltre il piano fornito gratuitamente agli enti no profit.
  • Anche Dropbox offre più applicazioni con un unico account come Dropbox Paper (Software documenti collaborativi) e piani a pagamento che offrono servizi aggiuntivi.

Spazio online condiviso: Google Drive / Dropbox

Entrambi i servizi sono disponibili gratuitamente nella loro versione di base e hanno diverse caratteristiche in comune.

Paragonando le versioni gratuite notiamo che Google Drive offre 15 GB di spazio di archiviazione gratuita mentre Dropbox solo 2 GB. Un altro vantaggio competitivo di Google riguarda la possibilità di offrire agli utenti un ventaglio di applicazioni diverse con lo stesso account.

Clicca qui per informazioni su Drive.

Clicca qui per informazioni su Dropbox.

Software documenti collaborativi

Per ottimizzare lo scambio di informazioni e la creazione di materiali condivisi (es. scaletta di priorità per gli incontri periodici) consigliamo l’utilizzo di un software per la creazione di documenti (documenti di testo, presentazioni o simili) a più mani. Ad esempio, Google Docs e Dropbox Paper.

Calendario condiviso

Strumento fondamentale per la corretta gestione delle attività e dei meeting è il calendario condiviso fra il team. Si consiglia di utilizzare uno standard per la gestione degli eventi indicando la loro tipologia in maniera chiara e, se possibile, facilitando la lettura del calendario attraverso colori predefiniti in base al tipo di evento.

Es.
TEAM@RIUNIONE_PERIODICA (colore giallo per riunioni, orario e luogo cambiano ma non la dicitura)
NOME_EVENTO@NOME_LUOGO (colore rosa per eventi pubblici, breve descrizione e link)

Google Calendar: per poter accedere a questa applicazione è necessario registrarsi o avere un account Gmail / G Suite. Ecco una guida introduttiva all’utilizzo di Calendar. Alcuni consigli per l’utilizzo del software possono essere trovati qui.

Timify: calendario agenda online (info qui)

Tool per coordinamento degli incontri

Doodle è uno strumento gratuito molto semplice e intuitivo che permette di capire facilmente la data più adatta fra quelle messe a disposizione dall’organizzatore dell’incontro.

Messaggistica istantanea

Esistono numerose applicazioni che permettono la condivisione di informazioni, immagini e video fra un numero elevato di persone. La maggior parte sono gratuiti. Di seguito riportiamo i più conosciuti.

Skype: può essere utilizzato da computer e cellulare per chiamare, scriversi e inviare documenti e file. Si tratta di un prodotto Microsoft quindi necessita di un account di questo tipo. Info qui.

Whatsapp: applicazione mobile che però ha una sua versione online accessibile da computer (solo per chi ha attivo il cellulare). Grazie alla funzione Gruppo permette di scambiare facilmente messaggi istantanei e documenti con più persone. Punto debole: la ricerca dei contenuti non è intuitiva, quindi è sconsigliato utilizzarlo per informazioni che non devono essere perse e che potrebbero servire dopo un lungo periodo di tempo. Info qui.

Slack: applicazione gratuita un po’ meno conosciuta ma ideata con lo scopo di facilitare il lavoro in team. Info qui.

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