STEP 0: DEFINIZIONE

Uno step antecedente alla creazione del piano di comunicazione interna, ma fondamentale per la riuscita dello stesso, è quello della “definizione”. In particolare, andranno definiti:

  • I ruoli di ogni attore dell’ATE.
  • La persona di riferimento per le attività di comunicazione interna. La persona incaricata avrà la responsabilità di seguire le attività operative, aggiornare i documenti e comunicare le modifiche al team
  • Gli strumenti da attivare fra quelli consigliati in base ai bisogni dell’ATE.
  • Il livello di condivisione degli stessi: come vedremo nei prossimi step è consigliato che alcuni documenti vengano gestiti e modificati solo dal responsabile mentre altri nascono per essere modificati da diversi membri del team.

STEP 1: CREAZIONE DEL PIANO

La prima azione che il responsabile dovrà compiere consiste nella creazione dello spazio dedicato al team e ai documenti che andranno condivisi con lo stesso. Come indicato nella sezione strumenti sono due i tool più utilizzati a questo scopo: Google Drive e Dropbox. L’ideale, prima di scegliere lo strumento da utilizzare, è condividere la scelta con il team e valutare anche gli strumenti già attivi e/o conosciuti da parte dei singoli membri.

All’interno dello spazio, che chiameremo per comodità “Spazio online condiviso” consigliamo di creare la seguente struttura in cartelle che andrà successivamente arricchita:

  • ORGANIZZAZIONE
    file “TEAM ATE (nome)” (vedi sotto), documenti ufficiali, etc.
  • COMUNICAZIONE
    logo, template di riferimento (carta intestata, power point, etc.), file grafici, comunicati stampa, etc.
  • EVENTI E ATTIVITÀ
    programma, presentazioni, locandine, etc.

Esterni alle cartelle si possono salvare le linee guida dello “Spazio online condiviso” (un file di massimo 2/3 pagine che spiega le regole per la classificazione e la denominazione delle cartelle all’interno dello spazio e un tutorial per l’utilizzo dello stesso).

Dopo aver creato e organizzato le cartelle è il momento di realizzare un documento fondamentale – che chiameremo “TEAM ATE (nome)” – nel quale inserire tutte le persone coinvolte devono essere inserite con i dettagli di contatto e il loro ruolo all’interno del team.

Si consiglia di non rendere modificabili i documenti chiave come le linee guida dello “Spazio online condiviso” e il file “TEAM ATE (nome)”. Questi e altri documenti chiave dovrebbero essere aggiornati settimanalmente unicamente dal responsabile dello spazio condiviso.

STEP 2: CONDIVISIONE

Oltre ai documenti presenti nello spazio condiviso il responsabile dovrebbe realizzare anche i seguenti strumenti: un calendario condiviso (vedi sezione strumenti) dove inserire gli incontri di allineamento del team e tutte le attività dell’ATE e una mailing list interna all’interno del client mail normalmente utilizzato dal responsabile per poter inviare facilmente comunicazioni a tutto il gruppo. La mailing list dovrebbe essere utilizzata per fissare gli incontri periodici del team e inviare il promemoria due giorni prima dell’incontro.

Il responsabile ha inoltre l’importante compito di organizzare gli incontri periodici e la loro agenda. Per una corretta comunicazione tali eventi dovrebbero avere scadenza settimana o mensile e includere le proposte tematiche di tutti i membri del gruppo (possono essere raccolte facilmente tramite Google Docs).

STEP 3: IMPLEMENTAZIONE

Durante gli incontri periodici è importante ricordare di utilizzare i tool di riferimento e capire se è necessaria una formazione specifica. In un momento successivo, quando tutti saranno capaci di utilizzare la cartella, si può utilizzare un’applicazione di messaggistica istantanea (vedi sezione strumenti) per rendere la comunicazione più veloce e meno formale. Consigliamo di non introdurre troppi strumenti diversi e di indicare nel piano di comunicazione interna lo scopo e il metodo di utilizzo per ogni tool.

SCOPRI I TOOL PER LA COMUNICAZIONE INTERNA

Torna alla pagina Modulo 5: Comunicazione

top